Organiser un séminaire à Barcelone

Un séminaire d’entreprise est l’occasion de réunir toute l’équipe de son entreprise hors du cadre du travail traditionnel. C’est le moyen de renforcer le Team Building d’une équipe, ce qui peut avoir pour conséquence une amélioration de l’ambiance de travail et de la productivité. Cependant organiser un séminaire à l’étranger n’est pas une mince affaire. Pour vous aider, ShBarcelona vous offre quelques astuces et un exemple de séjour à Barcelone.

La préparation du séminaire

La phase de préparation est essentielle à la réussite du séminaire. Elle se fait toujours à l’avance, ce qui pourra vous laisser du temps pour modifier le planning en cas de pépin. Tout d’abord, pour organiser votre projet,  il faut passer par l’étape du QQOQCPC: Qui (participants, acteurs) ? Quoi (que va-t-on faire) ? Où ? Quand ? Comment (quels seront les moyens) ? Pourquoi (quelles sont les motivations) ? Combien (quel est le budget) ?

Une fois cette étape passée, il faut construire votre projet en cohérence avec les réponses obtenues.

Il vous faudra un logement pouvant loger toutes les personnes participant au séminaire. Optez pour un de nos appartements de location à grande capacité, pouvant contenir jusqu’à 16 personnes. Vous devrez aussi choisir une salle de réunion assez grande et adaptée à vos pré requis logistique et technique. N’hésitez pas à consulter notre article « Où louer une salle de réunion à Barcelone« .

Préparez un retro planing en prévoyant la liste des participants et la date d’envoi des invitations pour vos collaborateurs puissent organiser leur travail en conséquence. Ensuite, il ne vous reste plus qu’à vous lancer !

Deux options pour organiser votre séminaire à Barcelone

Une fois la base de la préparation faite, il vous faudra choisir entre : organiser cet évènement par vos propres moyens ou vous faire aider par des professionnels.
Pour ces deux options, il y a des avantages et des inconvénients. Tâchons d’y voir plus clair :

• Organiser un séminaire par vos propres moyens c’est vous garantir un contrôle de toutes les étapes et la maîtrise au centime près du budget que vous serez amenés à dépenser. Ce n’est pas un parcours très facile, surtout si vous n’êtes pas sur place, mais dans cet article nous vous proposons une base de programme. À vous de piocher quelques bons plans ou tout simplement de copier-coller le déroulé de la journée.
• Solliciter les services de professionnels : là encore nous pouvons vous conseiller. L’agence Model Week Travel dispose d’une équipe francophone. Tous installés à Barcelone depuis longtemps ils peuvent vous organiser un séminaire clé en main (à partir de 10 personnes), en respectant votre budget et en vous garantissant de l’originalité (c’est leur métier !), des supports et lieux adaptés à vos temps de travail si besoin, de la pertinence dans le choix de vos temps et espaces de loisirs (restaurants, hôtel, détentes, soirées, etc.).

Quel que soit l’option choisie, toutes les étapes nécessitent une préparation et un brief pointu ; le nombre de participants, l’objectif de l’activité, les besoins techniques (si une collation est à prévoir, une pause technologique (connexion aux emails obligatoires pour certains collaborateurs), une connexion WIFI très haut débit pour une présentation corporative, une alimentation spéciale à tenir en compte pour certains, les alternatives repos pour d’éventuelles femmes enceintes ou personnes nécessitant une attention particulière, etc.). N’ayez pas peur de coucher sur le papier trop détails. Que cela soit dans une démarche d’organisation propre ou pour communiquer à un professionnel, un surplus d’informations ne pourra jamais se retourner contre vous, au contraire, vous aurez le contrôle. Savoir anticiper c’est pouvoir maîtriser !

Prévoir un programme de séminaire à Barcelone

Pour ce, établissez un planning clair du séjour, que vous donnerez par la suite aux participants du séminaire. ShBarcelona vous a concocté un séjour type de trois jours à Barcelone.

JOUR 1

• Arrivée à l’aéroport et transfert vers nos appartements ShBarcelona. Installation des personnes.
• Cocktail d’arrivée et buffet. Vous pouvez passer par des traiteurs qui proposent des « Bocadillos », petits sandwiches typiquement espagnols.
• Temps de conférence et réunion.
• Visite guidée de la ville. Vous pouvez opter pour une visite en bus (avec explications et arrêts pour les centres d’intérêts), ou pour une visite guidée faite par un guide.
• Temps de détente avec une promenade sur le bord de mer, sur la plage de Barcelone. Vous pouvez organiser des petits jeux ou un tournoi sportif (comme un tournoi de Sand Soccer).
• Repas au restaurant. Vous pourrez déguster des tapas au Txalaparta ou goûter à la cuisine catalane à La Estación de Francia. Pensez à réserver à l’avance, voir à le privatiser au vue du nombre de personnes participant au séminaire.
• Allez prendre un verre sur un rooftop, vous pourrez avoir une vue imprenable sur Barcelone.

JOUR 2

• Réunissez-vous autour d’un petit déjeuner business. Pour plus de pertinence, vous pouvez même conviez des intervenants qui pourront donner une petite conférence.
• Temps libre : laissez le choix aux gens qui peuvent soit rester manger dans leur appartement, soit choisir le restaurant de leur choix.
• Visitez la magnifique Sagrada Família, aussi belle à l’intérieur qu’à l’extérieur.
• Rendez-vous sur les hauteurs et explorez le quartier de Montjuïc, et son chateau qui offre une vue magnifique de Barcelone.
• Sortez prendre une bière pour passer un bon moment avec vos collègues !
• Repas au restaurant.

JOUR 3

• Petit déjeuner par Cup & Cake, pour savourer de délicieux Cupcakes.
• Réunion, bilan et préparation du départ.
• Midi et après-midi libres pour acheter des souvenirs et faire les boutiques, ou prendre un café.
• Retour à l’aéroport.

Alors n’attendez plus et organisez votre séminaire à Barcelone ! Si vous souhaitez en savoir plus sur les meilleurs services de traiteur à Barcelone, lisez notre article sur le sujet.